各学院：

毕业生合影照片不仅是学院声像档案的重要组成部分，也是学院珍贵的历史档案资料，更是江外院学子在校学习历程的图像见证，若干年后将成为广大校友回首母校的最美好记忆，具有重要的纪念意义和存档价值。现就做好毕业生合影照片归档工作通知如下：

一、归档范围

2024届毕业班和往届尚未归档的毕业班合影照片

二、归档要求

合影照片归档包括三部分内容：纸介照片、电子版照片和照片档案移交目录三部分。

1．纸介照片：

⑴规格8寸（20.3cm*15.2cm）,不塑封，保证画面中每张面孔清晰可辨；

⑵照片正面正上方应标有如下字样：江西外语外贸职业学院**学院**届**专业**班级、摄影时间（数字为阿拉伯数字，字体为宋体）；

⑶照片背面按照横排标注所有参加拍摄的学生及教师、领导姓名，此外，缺席拍照的应届毕业生名单也应同时列出来。

2．电子版照片：

⑴电子版照片为JPG格式，文件以“**学院2024届**专业**班毕业生合影”方式命名，电子版照片要求保持原始像素和尺寸大小，不得压缩处理。

⑵纸介照片背面标注的名单及拍照说明（含拍摄人员、拍摄地点）一并归档。

3．照片档案移交目录见附件。

三、归档程序

1.各学院兼职档案工作人员按照上述要求进行整理收集后，填写照片档案移交目录，一式两份打印，其中纸介照片移交信息大楼九楼档案室，电子版照片用U盘报送并命名为“***学院毕业照合影上报材料”。联系人：薛老师、尹老师；联系电话：88382485。

2.归档时间为2023年12月20日17:00前。

特此通知

                            图书馆

2023年11月1日