关于收集、移交各类档案的通知

校内各立档单位：

    为贯彻落实《中华人民共和国档案法》，<高等学校档案管理办法>,根据《江西外语外贸职业学院档案工作条例》要求，丰富档案馆馆藏资源，现就做好学校2022年度及以前档案收集、移交、接收归档工作通知如下：

    一、归档要求

    请各立档单位将本单位2022年度在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。按照“部门立卷”要求，认真做好收集整理、分类编目等各项工作后，制作《档案移交目录》一式两份，由兼职档案员来我馆办理移交归档手续。

档案交接地点：图书馆档案科（信息大楼9楼）。

二、移交截止时间

 2023年6月10日。

   三、归档档案类别及立档单位

    1、教学类

（1）2020届毕业生学籍表；（2）2022年以前培训项目信息表、学员信息表及相册；（3）2020年及以前自考毕业生学籍表；（4）2022年之前新生录取名册；（5）遗留的历年未归档的学籍表。

立档单位：各学院、继续教育部（培训中心）、教务处、招生就业处

    2、科研类

   （1）上级关于科研管理工作的文件；（2）项目立项材料；（3）研究过程材料；（4）科研成果结题鉴定材料；（5）科研成果获奖材料。

立档单位：科研处、各研究所

    3、声像类

  （1）2022届及以前毕业照；照片规格：7吋，以班为单位，每个班一张（含电子版）；要求：照片正面上方需注明班级、摄影时间，背面需附贴一纸，说明相应位置的师生姓名、地点、摄影者，照片需过塑。（2）学校重大事件、重要活动、重要会议等产生的各类纸质、电子照片和音频、视频。

立档单位:各学院、宣统处、院办等有关部门。

    4、文书类

   （1）党群类（立档单位：党办、宣统处、监审处、纪委、组织部、工会、团委等）

（2）行政类（立档单位：校办、人事处、监审处、工会、校友办、保卫处、图书馆等）

（3）审计报告（立档单位：财务处、监审处）

（4）发展规划（立档单位：科研处）

    5、出版类

（1）出版物：学院对外出版物。

（2）内部出版物：《江西外语外贸职业学院学报》、简报、动态、院刊、院报。

（3）综合管理材料：上级有关编辑出版工作的文件等。

立档单位：院办、宣统处、科研处、各学院等相关部门。

    6、外事类

  （1）综合类：上级关于外事工作的文件材料等；（2）出国（境）材料；（3）来校材料；（4）国际合作与会议材料；（5）外国留学生工作材料。

立档单位：外事办、继续教育部（培训中心）。

7、财务类

2019年度学校财务档案及上级关于财务工作的文件。

立档单位：财务处。

8、仪器设备类

资产管理相关材料、招标采购相关材料。

立档单位：资产管理处

9、基建类

各项工程项目（准备、施工、竣工、验收）全过程中形成的文件材料。

立档单位：后勤管理处

10. 实物类

在校外获得的有关部门颁发的奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等。

立档单位：学院各部门

注：具体操作详见《江西外语外贸职业学院档案移交操作手册》。

联系人：薛桂林、尹笔锋 88382485

 图书馆

2023年5月4日