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全校师生、退休老同志、广大校友及社会各界人士：

2019年是新中国成立70周年，也是我校建校55周年。为更加全面、深入地展示学校发展的光荣历程和教育成就，充分发挥校史育人的积极作用，不断增强师生的自豪感和凝聚力，推动学校又好又快发展，激发广大师生干事创业和成长成才热情，经研究，决定开展校史资料征集工作，现将有关事项通知如下：

一、征集年限

1964年江西省外贸职业学校建校至今。

二、征集范围

学校在各历史阶段直接形成的有纪念、收藏、展览价值的纸质类、电子类、声像类、实物类等所有资料，能够真实记录和历史反映学校在教育、教学、科研、管理、党建、领导视察、国际合作、校际交流、社会服务、校容校貌等各项工作情况，具体包含如下几个方面：

1.上级领导、专家学者、知名人士、重要外宾等来校视察、参观、访问、讲演的资料、文稿、题词、照片、纪念品。曾受到国家、省市领导人接见的个人、集体合影照片、工作照片等。

2.学校历任领导任命，知名教授聘任、工作、获奖的重要文档、论著、手稿、信函、证书及在校期间使用过的有代表性的实物。

3.学校各时期重大事、活动中形成的资料、实物，收到的重要贺信、贺电、礼品等。

4.学校各个时期的出版物、印刷品，票证、纪念册、纪念章、徽标、印章等。

5.学校早期形成的有史料价值的教案、教材、试卷、教具模型、成绩单、学生证、借书证、录取通知书、毕业证、毕业派遣证等。

6.反映学校历史变迁、昔日风貌的老照片、匾额、校牌等。

7.反映师生工作、学习和生活的具有时代特征的资料、实物。

8.学校集体或个人获得的省级以上各类表彰、奖励资料及实物，特别是在教学、科研、创新创业工作获奖成果资料及实物。

9.知名校友的个人自传、媒体报道、相关资料和实物。

10.与国内外研究机构、高等院校交流合作的资料、实物。

11.各个时期省级以上媒体对学校的宣传报道原件。学校重大事件的亲历者、参与者，可提供文字回忆或口述实录。

12.其他具有较大史料价值的资料和实物。

三、征集方式

校史资料征集原则上采用无偿的方式进行接收捐赠、代管、复制、征调。属单位、个人所有的，经鉴定有特殊收藏及经济价值的史料，双方协商办理。

1.捐赠。凡属单位、个人收藏的资料，如自愿捐赠，经鉴定有史料收藏价值的，颁发捐赠证书，并保证史料提供者优先使用，学校展出重要物品时注明捐赠者姓名。

2.代管与复制。特别珍贵的史料和实物，征得本人同意后，可由档案馆代为保管原件（双方签订保管协议，展出原件时标明物件出处），或复制后返还原件。

3.征调。各部门在工作中形成的有价值的材料（尤其是上级单位针对学校制发的重要文件资料），学校统一无偿征调，由档案馆负责保管。

4.经双方友好协商的其他方式。

四、职责分工

1.各部门要高度重视，鼓励本部门师生、退休人员、流动人员、校友等积极参与校史资料的征集工作。自本通知印发后五日内将本部门史料征集联系人姓名及联系电话报至档案馆，并通知联系人加入“江外院史料征集群”（QQ群号：530982617）。

2.各部门主要负责人、各二级学院党政主要负责人除按照《江西外贸职业学院档案工作条例》组织专人收集整理移交归档现有的各类应归档案材料外，还需负责征集本部门教职员工形成的有保存价值的各类校史资料，做好校史资料征集工作的宣传、组织、指导、线索收集等工作。此外，工会（离退休干部管理办公室、妇联）负责面向退休老同志、各二级学院负责面向本院历届校友做好征集史料的相关工作。学校或各部门获得的能代表学校某一方面成果或荣誉的奖杯、奖牌、奖状等属于集体荣誉的，应在荣誉获得后一个月内将获奖实物原件及相关资料和配套的说明文字（说明版式详见附件）交档案馆永久展陈或保管，获得部门保留获奖实物复制件。

3.档案馆负责面向社会各界、全院师生等做好史料的收集、整理、鉴定和管理等工作，并指导各部门做好校史资料的征集和归档工作。对所有捐赠资料，档案馆按有关规定进行登记，严格保管、规范使用。

五、征集要求

提供电子版校史资料的，应确保其内容真实、完整、可用和安全。提供扫描件或电子翻拍件的，其图像分辨率应不低于300dpi。

六、征集途径

1.直接送达。接收地点为江西外语外贸职业学院信息大楼-9楼档案馆。

2.投递邮寄。邮政编码：330099，地址：江西省南昌市天祥大道291号，联系部门：档案馆，联系人：吴海殷，联系电话：88382485、18170071511，寄件备注：江外院史料征集。

3.登门征集。如物品较为贵重、本人寄送不便及其他特殊情况，可联系工作人员登门办理相关手续。

4.电子邮件投递。征集电子邮箱：499259336@qq.com，电子邮件主题：江外院史料征集，电子邮件的附件：上传电子版史料及配套文字说明。

七、征集时间

1.本次集中征集时间截至2019年5月底。

2.从本次集中征集起，将长期面向社会各界开展史料征集工作。

3.学院各部门征集到的重要校史资料，可随时向档案馆移交。

八、征集说明

1.恳请全院师生、退休老同志、广大校友、社会各界今后随时与档案馆联系，或参与捐赠，或提供征集线索，或就史料征集工作提出宝贵意见与建议。学院将对征集工作表现突出者予以一定形式的表彰或奖励。

2.史料提供者需填写真实、准确、有效的联系方式。

3.史料提供者在提供校史资料的同时，需提供必要的文字说明，填写各类史料征集登记表（详见附件），以确保学校能够对所征集的史料资源进行全面有效地利用。

附件：1.实物（SW）类校史资料征集登记表

2.文字（WZ）类校史资料征集登记表

3-1.图片（P）类校史资料征集登记表

3-2.毕业合影照片文字说明

3-3.非毕业合影照片文字说明

3-4.图片登记信息的填写说明

4-1.音像（YX）类校史资料征集登记表

4-2.音像（YX）类校史资料文字说明

江西外语外贸职业学院

2019年5月6日