全宗卷问题大家谈 引自：http://blog.sina.com.cn/s/blog_6ccd5f490100non4.html

沧海一粟：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。从理论上讲，全宗卷应该能够说明全宗历史情况。然而，据我了解，一些档案馆（室）的全宗卷“缺胳膊少腿”，问题多多，令人看后啼笑皆非。就目前档案馆（室）升级指标来看，似乎忽视了全宗卷这一看似可有可无、实则非常重要的问题。如果在档案馆（室）升级指标中加上对全宗卷的考核内容，相信全宗卷问题会有较大改观。为了升级，档案馆（室）也会重视这一问题的。

甘肃老姜：全宗卷问题恐怕是各级档案馆在整理档案时都存在的一个普遍性问题，从一些档案馆现有全宗看，确如沧海一粟所说“缺胳膊少腿”。我的观察和体会，主要是整理人员对全宗卷一是不明了；二是不重视。不明了，还是对全宗卷的内容究竟应该包括哪些？收集渠道在哪里？等等这些问题不是很清楚。其中，与整理人员对该全宗本身的历史、形成、来源，背景，甚至全宗涉及到的主要人物研究不够，甚至根本缺乏了解。不重视，这应该是主要原因。把工作重点放在整理全宗本身上，忽视或放弃了对全宗卷的形成、收集和整理；把现成已有的一些内容入了全宗卷，其他尚待收集的内容却不管不问；一份薄薄的全宗卷形成之后，即到此为止，不加入新的内容。我在甘肃省档案馆工作过几年，也曾整理过全宗卷，我的体会是，从一个档案馆全宗档案的全宗卷完善与否，就能全面反映这个档案馆档案整理工作的质量好坏，反映出档案馆整理人员的素质，特别是对全宗本身的研究程度。而这个问题，会牵涉档案整理后资源开发的效果问题。如何完善全宗卷问题，我的意见是，必须把建立全宗卷问题与该全宗的整理问题作为一个整体和系统来考虑，把全宗卷是全宗档案的档案的理念落到实处。否则，就全宗卷说全宗卷，始终不是从根本上解决问题的办法。现在有的档案馆提出“精细化管理”，但这项很好的管理办法却绕过了“全宗卷”。如果各档案馆检查全宗卷形成及其整理情况，像检查本全宗档案整理情况一样，就有利于促进这项工作。

山大档案：我觉得导致全宗卷“缺胳膊少腿”还有另外一个重要原因，就是档案收集不齐全。我曾经接触过一个民办高校的档案室，他们的所有档案只有少量的公文、财务报表等，按理说，这所在全国都小有名气且校史不短的学校，形成的档案数量不能说惊人也应该是相当可观的，可是为什么保存在档案室的只有这寥寥的几件呢？我专门问了他们的档案人员，他们介绍说由于制度不健全，校部的各机关很少移交档案，而各院系根本就没移交过档案。俗话说巧妇难为无米之炊，没有档案又何谈全宗卷呢？好在该校领导已经重视起了档案工作，且将学校档案建设列入重点发展计划，我想以后一定会有大的改观。

wanghongdou：针对目前有些单位没有全宗卷或者全宗卷“缺胳膊少腿”的问题，我觉得已经从以下几个方面解决：其一，对于还没有建立全宗卷的单位来说，我觉得最重要的是让他们了解什么是全宗卷，通过培训等方式让他们认识全宗卷的重要性。如果尚且不知道什么是全宗卷、不了解全宗卷的重要作用，就谈不上如何高质量整理好、用好全宗卷了。所以针对没有建立全宗卷的单位来说，最重要的是解决档案工作人员意识上的问题，之后才是如何整理好的问题。其二，针对建有全宗卷但是全宗卷不健全、整理不系统的单位来说，我觉得首先应该让他们明确全宗卷的构成、全宗卷内档案的分类等，其次在全宗卷的收集和整理过程中应该坚持随时形成、随时整理归档的原则，最后将全宗卷收集整理写入单位或者部门的档案管理规定之中、纳入档案工作人员的职责范围之内，这样全宗卷的整理工作就有了制度上的保障。

覃兆刿：档案管理工作中，“档案生档案”的现象十分常见，这也使档案工作变得十分复杂。而全宗卷作为档案全宗的档案（“档案的档案”），它促进了档案管理的专业化，维护了文件集合的完整性，使全宗管理文件得以全面反映，从而有效的解决了这一问题。因此，《全宗卷规范》的制定与修改显得尤为重要。在实际工作中，许多档案馆、室把全宗卷当作收集零星材料的“筐”，错误地认为摘到筐里的便是菜，致使卷内材料良莠不分，精芜并存，散杂零乱。因此，明确全宗卷内容构成十分重要。全宗卷的内容一般有两部分构成，一部分是在档案管理和利用过程中产生的文件材料；另一部分是对立档单位的考证及对档案内容进行研究分析编写的材料。同时，关于内容的规范应当遵循两个原则：一是尊重实践的原则，要实现档案全宗卷的齐全、完整和真实、准确，要求制定的规范与标准具有较强的可操作性；二是以利用为中心的原则，随着档案工作由实体管理向信息管理的转变和社会公众对档案利用需求的发展，我们必须转变原有的档案管理思维模式，转向以用户利用为中心，全宗卷的管理亦是如此。简言之，就是全宗卷的内容构成应当有所补充和有所侧重。具体说明如下：（1）档案收集类：可补充珍贵档案征集过程纪录、接受档案的标准、名册和数量等；（2）档案整理类：可补充立档单位和全宗历史考证、档案立卷与目录说明等；（3）档案鉴定类：可补充档案鉴定领导小组名单、各类鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等；（4）档案保管类：可补充违反《档案法》有关条款的处理情况报告、档案丢失或遭破坏等重大事件报告、库房温湿度与档案保护设备配置表等；（5）档案利用类：可补充提供利用的方式种类、利用情况登记、档案咨询服务工作登记等。并将馆藏档案按照主题等标准进行编研，力求从各个角度反映馆藏档案的内容，为公众提供利用，这也是档案利用工作的核心内容。

成长中的小树：全宗卷的建立是随着档案管理工作的进行而逐步积累建立起来的一种专门案卷，全宗卷的建立健全工作要做在平时，应该是一项经常性的业务工作。但是，很多档案馆（室）缺乏对这项工作重要性的认识,造成全宗卷质量低下，从而影响其作用的充分发挥。另外，长期以来，各级档案事业管理部门对档案馆（室）的全宗卷的建立健全情况缺乏有效的监督和管理，以至于一些档案馆（室）的全宗卷“缺胳膊少腿”，问题多多，针对这个问题，我认为，有必要系统地学习一下关于全宗卷的内容及其管理，以便于及时解决问题，使得全宗卷发挥它应有的作用，为利用者更好地服务。关于全宗卷的管理问题，我认为可从以下几个方面着手：其一，将全宗卷内的文件材料按照内容及编号分成若干大类；大类的类别号是固定不变的，有哪几个类就编上哪几个类的类别号，缺少的大类，类别号也要空着。其二，全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如:50-1、50-2；卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。其三，档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录；馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。其四，档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。其五，全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。

一井水：过去各单位档案工作升级过程中都建立了全宗卷，但随着时间的延续、人员的变动，一部分已经移交进馆，剩余部分，就不知去向了。由于县区合并，各机关都重新建立全宗，培训中作为重点予以强调，但收效不明显。全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、坚定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。

兰台新兵：近年来，我在指导基层单位建立全宗卷时，一是要求他们按照九个类别进行归纳收集。这九个类别分别是：全宗指南、大事记和档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用以及档案管理新技术应用方面的文件材料。二是要求他们掌握每个类别里具体包含哪些文件材料，它们有什么样的形成规律。全宗卷里的材料，多是形成于我们平常在具体管理档案这一事务过程中，你是怎么做的，就如实记录，不夸大，不缩小。三是设置九个盒子，分别将九个类别的文件材料归入相应的盒子里保管。四是对全宗卷的文件材料进行编号管理。譬如：“全宗指南”用阿拉伯数字“1”表示。某单位截止2009年形成了5份“全宗指南”，那么最早的一份编号就是“1—1”，最近的一份就是“1—5”。其他类别同样如此。每类前编制目录，方便查阅。

追梦人：当前档案馆（室）的全宗卷主要存在内容不齐全、不完整，甚至没有全宗卷的问题，我认为这主要是档案工作人员对全宗卷认识上不清造成的。也许对一些档案工作者来说全宗卷是一个陌生的术语，不知道全宗卷是干什么的，有什么用处，即使知道有全宗卷，又不知该收集什么、什么东西该放入全宗卷、如何整理等问题。这样，我们是不是应该从源头上做起，让从事档案工作的人员首先认识、了解什么是全宗卷，全宗卷有什么用入手。这就要求我们的档案业务指导人员手把手的交他们了，我们可以办培训班或者以会代训的方式进行一次系统的学习交流，让他们充分的学习、认识、了解全宗卷，只有了解了、认识了、掌握了全宗卷的内容，才能更好的整理好全宗卷，那以后的工作就好做了。

译之：地方档案行政管理部门如果对基层档案室指导到位，相信基层对全宗卷的内容应该有个大致的了解。不过，笔者在基层工作多年，大部分单位全宗卷还是在上级业务检查或升级时临时突击编写、整理，用时抱佛脚，东拼西凑，其形成质量可想而知，所以，全宗卷的编写整理，地方档案行政部门应强调各单位把工作做在平时，同时，要把全宗卷检查列为档案年检的必检项目之一，纳入规范化管理，使之成为制度化、经常化。

80新手：据我了解好些单位的档案员都不知道什么是全宗卷，全宗卷包括哪些内容，更别说建立全宗卷了，因此建立完卷齐全的全宗卷对好些单位都是新的一课，全宗卷记录着该单位档案的整体历史，对单位来说非常重要，我们在档案培训班上应该重点讲解。

白衣书生：在此就全宗卷的特点问题谈点看法：其一，全宗卷很特殊。它是档案管理的一组特殊案卷，是和该全宗中的档案一起伴生的，反映了该全宗所有档案的信息内涵及其载体运动（管理）的全过程，它是档案的“档案”，无可争议地成为档案全宗的“第一卷”，是档案全宗管理的一套“明白帐”。其二，全宗卷很重要。它是科学管理馆（室）藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具。因为，全宗卷反映了档案管理中收集、整理、鉴定、保管、统计利用（编研）、目标管理等所有管理环节的所有重要信息，包含了档案管理人员前期大量的劳动，形成了丰富的二次文献，因此，它就必然成为科学管理馆（室）藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具，充分利用它们可使档案信息开发利用工作起到事半功倍的效果。因此必须纠正那种全宗卷可有可无的错误观念，高质量建好、用好全宗卷。其三，全宗卷有其历史积累性。它无法毕其功于一役，其内容会随着档案管理的进行而不断增加，应该适时、及时、坚持不懈地将这项工作搞好，并一棒一棒传下去，动态地保持全宗卷的齐全和完整。