中共中央组织部关于做好文件改版涉及

干部人事档案有关工作的通知

组通字[2012]28号

各省、自治区、直辖市党委组织部，各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，各中管金融机构、部分国有重要骨干企业党组（党委），部分高等学校党委：

按照中央文件改版工作通知要求，为做好文件改版涉及干部人事档案有关工作，经研究，现就有关事项通知如下：

一、干部人事档案材料、目录和转递单

干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

二、干部人事档案卷盒和档案袋

干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，83mm装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种。

干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。

三、干部人事档案库房设备

干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备，现在能够存放或调整层高后能够存放A4纸型档案卷盒的，不更换；不能存放A4纸型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的，一并进行更换。干部人事档案专用打孔机孔径为5mm，不符合标准的须进行调整或更换。其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。

四、有关要求

此项工作涉及面广，工作量大，各地区各部门要按照本通知精神，制定计划，加强领导，合理过渡，分阶段、分步骤实施。

1．安全保密。要针对工作中的每个环节逐一制定安全保密措施，查找隐患，堵塞漏洞，严格保密，确保万无一失。

2．保证质量。更换档案卷盒要规范流程，逐一核对，确保不出差错。干部人事档案用纸、档案卷盒、档案袋等所用材料应符合国家档案有关标准；干部人事档案库房设备应符合国家有关标准。

3．保证重点。现职干部人事档案是此次工作的重点，要注意做好这些档案的材料归档、目录调整和卷盒更换等工作。离退休干部和去世干部的档案，新归档材料较少，各单位可根据各自实际酌情处理或不作调整。

4．保障经费。工作所需经费，由本级财政予以解决。要注意从实际出发，厉行节约，避免浪费。

本通知自2012年7月1日起施行。中央组织部此前制定的有关规定，凡与本通知不一致的，以本通知为准。各地各部门要及时了解和掌握工作中遇到的新情况新问题，有重要问题及时请示报告。我部将对本通知的贯彻落实情况进行督促检查。

附件：

1、A4纸型档案材料打孔样式

2、干部人事档案卷盒规格和样式

3、干部人事档案目录

4、干部人事档案材料转递单

5、新任中管干部档案报送单

6、中管干部档案查借阅审批表

中共中央组织部

2012年6月5日

附件1

A4纸型档案材料打孔样式

单位：mm

附件2

干部人事档案卷盒规格和样式

单位：mm

注：“干部人事档案”字样为楷体72磅，“正本”字样为小初号宋体，颜色为正红色；卷盒为浅黄色。

附件3

干部人事档案目录

序号

材 料 名 称

材料形成时间

页数

备注

年

月

日

附件4

干部人事档案材料转递单

字第 号

兹将 等 同志的档案材料转去，请按档案目录清点

查收，并将回执及时退回。

经办人签名： 年 月 日

姓 名

单位及职务

转 递 原 因

正 本（卷）

副 本（卷）

档案材料（份）

……………………………………………………………………………………………………......................

回 执

你处于 年 月 日转来 字第 号

等同志的档案正本 卷，副本 卷，材料共 份，已全部收到，现将回执退回。

收件人签名： 收件机关盖章

年 月 日

附件5

新任中管干部档案报送单

姓 名

档案卷数

工作单位及职务

任职时间

档案整理人

档案审核人

干部档案

遗留问题

或需要说

明的情况

报送单位

意 见

领导签字：

（公 章）

年 月 日

附件6

中管干部档案查借阅审批表

内容

项目

姓 名

单 位

职 务

政治

面貌

查档对象

查档人员

查档事由

查档内容

（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）

查档单位

意 见

领导签字： （公 章）

年 月 日

中央组织部

主管

部门

意见

年 月 日

领 导

批 示

年 月 日

注意事项

1.“查档对象”、“查档人员”、“查档事由”、“查档内容”、“查档单位意见”等栏目须认真填写。

2. 查档对象和查档人员在3人以上时另附名单，并在所附名单上加盖公章。

3.因特殊情况需将干部档案借出使用的，或需复制档案材料的，须在“查档事由”、“查档内容”内详细说明。

4.查档单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。

5.在京单位所借档案须在5个工作日内归还，京外单位须在10个工作日内归还。

6.本表由各单位按原版式翻印。